Organiser un séminaire est souvent complexe et stressant. C’est pour cette raison qu’il vaut mieux faire appel à un spécialiste comme Oobee.
A qui confier l’organisation de votre séminaire ?
Le succès et l’organisation d’un séminaire de la meilleure façon possible n’est certainement pas une tâche extrêmement simple, car les variables associées à ce type d’événement sont nombreuses et complexes. Oobee gère l’organisation et la réalisation d’un séminaire pour ses clients depuis plusieurs. La procédure suivie pour tout développer est la suivante :
- Choix d’emplacement
- Extrapoler le « cœur de métier » du séminaire
- Créer un confort maximal basé sur la durabilité
- Assurer un maximum de professionnalisme et de fonctionnalité du personnel matériel et technique et de réception.
Le premier point est fondamental, car le client doit percevoir la parfaite adhérence entre son idée et la réalisation effective. Oobee proposent un large choix de salle de séminaire à Grenoble. Vous trouverez des espaces de coworking et des salles de réunions. Les espaces pour un séminaire peuvent déjà avoir une configuration technique préexistante. Il faudra juste vérifier et effectuer un contrôle technique et technologique.
Quand l’emplacement est-il disponible ?
Dans le cas de structures « vides », il faut procéder à la location de mobilier, service audio, service vidéo, lumières, panneaux de scène, etc. Néanmoins, avec Oobee, les salles de séminaire sont déjà équipées et peuvent être privatisées. Il importe seulement de réserver le lieu à l’avance pour avoir la date qui correspond au programme de votre entreprise. Si vous tardez dans la réservation, la salle sera peut-être déjà prise.
Une fois le côté purement technique assuré, un séminaire doit se développer sur l’idée de base qui doit être suivie et poursuivie pendant toute sa durée. Dans le cas de séminaires à thème médical, la phase de planification est fondamentale. Il faudra pré-établir avec le planning des interventions, la durée et surtout l’importance et le poids des différents intervenants.
Comment gérer la programmation d’un Séminaire ?
Un travail de programmation absolument fondamental pour rendre un ensemble de concepts très importants aussi utilisables et assimilables que possible. L’ordre précis et préétabli des interventions nous aidera à comprendre la durée effective de chaque journée d’un séminaire. A partir de ce point de départ, nous devons pouvoir comprendre de nombreux petits détails qui peuvent faire la différence. Avant tout, le choix des sièges qui doivent être absolument ergonomiques et confortables pour assurer un maximum de confort aux participants dans les longues périodes où ils seront amenés à s’asseoir dans les parterres.
De ce point de vue, l’équipe d’Oobee a un rôle absolument central à la fois pour que les clients se sentent « choyés », et surtout pour les trier et les accompagner lorsque de grands groupes se dirigent vers leurs lieux assignés. Un personnel de sécurité sera présent de manière discrète, mais absolument présent, soucieux de la tranquillité des clients et de tous les passants.
Du reste, si vous voulez des conseils pour animer votre séminaire comme un pro, suivez la vidéo ci-dessous