Le cahier des charges fonctionnel est un document essentiel dans la gestion de projet. Il permet de définir précisément les besoins et les attentes des parties prenantes avant son lancement. Afin de créer un cahier des charges fonctionnel, efficace et bien structuré, il est essentiel de connaître son processus d’émanation. La suite de cet article consistera à vous indiquer les étapes à suivre pour assurer une création de cahier de charges fonctionnel.
Présentation du projet et contexte
Dans cette première étape, il convient de présenter le projet dans son ensemble ainsi que le contexte dans lequel il s’inscrit. Il est nécessaire de décrire l’objectif principal du projet, les acteurs impliqués et les raisons pour lesquelles ce projet a été initié. Dans la création de votre cahier des charges fonctionnel, cette partie doit être claire et concise. Le but ici est que toutes les parties prenantes puissent comprendre rapidement l’enjeu du projet. De manière synthétique, on peut donc indiquer que les informations à inclure sont :
- l’objectif du projet ;
- les raisons de sa mise en place ;
- les acteurs impliqués (clients, fournisseurs, partenaires) ;
- le contexte général (marché, concurrence, réglementation).
Identification des besoins
L’identification des besoins est une étape cruciale pour la réussite du projet. Elle permet de recenser les exigences de chaque partie prenante et de les prioriser. Pour cela, il est recommandé de mener des entretiens individuels avec les différents acteurs impliqués et d’organiser des ateliers de travail collaboratif. À cet effet, il faut savoir qu’il existe deux types de besoins. Les besoins fonctionnels et non fonctionnels. Les premiers correspondent aux fonctionnalités attendues du produit ou service. Ils sont généralement exprimés en termes de performance, de qualité ou de caractéristiques techniques. Exemples : délai de livraison, capacité de stockage, ergonomie, etc.
Quant aux besoins non fonctionnels, il s’agit des contraintes qui s’imposent au projet, mais qui ne sont pas directement liées à la réalisation du produit ou service. Ils concernent principalement les aspects organisationnels, financiers ou juridiques. Exemples : budget, délais de réalisation, respect des normes, etc.
Analyse des contraintes
L’analyse des contraintes permet de prendre en compte tous les éléments qui peuvent limiter ou conditionner la mise en place du projet. Elle doit être réalisée en collaboration avec l’ensemble des parties prenantes afin d’identifier les éventuelles difficultés et de trouver des solutions adaptées. À ce niveau, il existe deux types de contraintes. Les contraintes internes sont celles qui sont propres à l’organisation ou à l’équipe projet. En ce qui concerne les contraintes externes, elles concernent l’environnement du projet et les éléments qui peuvent influencer sa réalisation. Exemples : réglementation, concurrence, partenariats, etc.
Définition des solutions
Au regard des besoins identifiés et des contraintes analysées, il est nécessaire de définir les solutions pour répondre au mieux aux exigences. Il s’agit ici de proposer des choix techniques, organisationnels ou financiers pour atteindre les objectifs fixés tout en respectant les contraintes imposées. Trois types de solutions s’avèrent utiles dans ce cas de figure, notamment les solutions techniques, organisationnelles et financières. Les premières sont les moyens matériels ou logiciels mis en œuvre pour réaliser le produit ou service, il s’agit en l’occurrence du choix d’un logiciel, du développement d’une application, de l’acquisition de matériel, etc.
Les solutions organisationnelles concernent la répartition des tâches, la planification, la coordination et la communication entre les acteurs du projet. Les solutions financières englobent toutes les décisions relatives au budget et aux investissements nécessaires. Vous devrez aussi lister les ressources nécessaires et fixer des délais clairs et réalistes.
Validation du cahier des charges fonctionnel
Une fois le cahier des charges fonctionnel rédigé et les différentes solutions proposées, il est indispensable de soumettre le document à l’ensemble des parties prenantes pour validation. Cette étape permet de s’assurer que toutes les exigences ont été prises en compte et que les solutions retenues sont cohérentes et adaptées. La validation du cahier des charges fonctionnel marque la fin de sa rédaction et le début de la phase de réalisation du projet.
Si vous voulez en savoir plus sur le cahier des charges fonctionnel, vous pouvez lire cette vidéo.